El reto
Cleopatra INK gestionaba su estudio de micropigmentación con tres herramientas desconectadas: una app de calendario para las reservas, un TPV aparte para los pagos en el estudio y una hoja de Google para las comisiones de los artistas. Conciliarlas a fin de mes llevaba más de 12 horas, el propietario del estudio no podía saber de un vistazo qué artista era realmente rentable, y las disputas con los artistas sobre '¿cuánto cobro por ese retoque?' eran una fuente recurrente de fricción. Además, los depósitos se cobraban a mano por teléfono, de modo que las ausencias perjudicaban dos veces (una por la silla vacía y otra por la disputa del contracargo).
El encargo era condensar toda la operación del estudio en un único SaaS — reservas públicas, depósitos seguros, pago en el estudio, reparto automático de las ganancias de los artistas, adjuntos de formularios de consentimiento y un panel para el propietario con ingresos y rendimiento de los artistas — creado específicamente para el flujo de trabajo de belleza permanente (depósito + saldo, roles de diseñador + artista, servicios de varias sesiones, referidos) en lugar de un CRM genérico para salones.
Nuestra solución
Construimos Cleopatra INK como un único SaaS multiempresa en tres superficies coordinadas: una página pública de reservas, una consola de operaciones en el estudio y un portal de autoservicio para artistas — todo impulsado por una API Node.js + Express, MongoDB Atlas y una capa de pagos con Stripe + Stripe Connect que gestiona todo el flujo de dinero.
La página pública de reservas es la parte superior del embudo. El cliente elige un servicio (microblading, lip blush, delineado, eliminación, retoque), elige un artista (con perfil, portafolio y reseñas), elige un horario según la disponibilidad en vivo, completa el formulario de consentimiento y paga un depósito mediante Stripe Checkout — todo en un único flujo apto para móviles. Se envía un SMS de confirmación con Twilio con una URL de reprogramación mediante enlace mágico, de modo que la tasa de ausencias baja sin necesidad de llamadas.
La consola de operaciones en el estudio es lo que el personal de recepción y el artista usan realmente durante la cita. Ven la agenda del día, los formularios de consentimiento adjuntos a cada cita, el estado del depósito y un botón 'Cobrar' de un solo toque que abre un Stripe Checkout para el saldo. En cuanto se paga el saldo, el sistema ejecuta el reparto de comisiones: la parte del estudio va a la cuenta principal de Stripe de la plataforma; la parte del artista va directamente a su cuenta conectada de Stripe Connect; cualquier tarifa de producto, sala o referido se resta antes del reparto, todo según reglas de comisión por servicio y por artista que el propietario define una vez y olvida.
El portal de autoservicio para artistas es lo que hace desaparecer las disputas por ganancias. Cada artista inicia sesión en un portal que muestra cada cita realizada, el importe bruto, cada tarifa o reparto y el importe neto pagado — con la fecha en que Stripe lo transfirió. No hay hoja de cálculo, ni correo, ni negociación a fin de mes; las cuentas son el libro mayor.
Para el propietario, un panel financiero resume los ingresos por servicio, por artista, por ubicación y por rango de fechas, con exportación en un clic. Un programa de referidos rastrea de extremo a extremo los referidos de diseñadores y artistas, de modo que un diseñador que trae un cliente nuevo cobra automáticamente. Los formularios de consentimiento, los archivos de diseño y los acuerdos firmados se guardan en S3 con URL firmadas de duración limitada — nunca expuestos mediante acceso directo a los objetos.
Por debajo de todo: los webhooks de Stripe llegan de forma idempotente a la API de Node.js; los depósitos, saldos, reembolsos y transferencias de Stripe Connect se concilian con un libro mayor por cita para que el propietario pueda demostrar cada dólar en cualquier momento.
- Reservas públicas mobile-first — servicio + artista + horario + formulario de consentimiento + depósito con Stripe, todo en un único flujo
- Confirmación por SMS con Twilio con URL de reprogramación mediante enlace mágico — la tasa de ausencias baja sin llamadas
- Consola de operaciones en el estudio con la agenda del día, formularios de consentimiento adjuntos y 'Cobrar' con un solo toque
- Reparto automático de ganancias de los artistas con Stripe Connect — parte del estudio, parte del artista, tarifas de sala / producto / referido, todo en el mismo cargo, de forma idempotente
- Reglas de comisión por servicio y por artista — se definen una vez y se olvidan; las cuentas se convierten en el libro mayor
- Portal de autoservicio para artistas — cada cita, bruto, cada tarifa, neto, fecha de pago — las disputas por ganancias no tienen dónde existir
- Programa de referidos de diseñadores y artistas con pago automático al referidor cuando un cliente referido reserva por primera vez
- Panel financiero del propietario con ingresos por servicio, artista, ubicación y rango de fechas, además de exportación en un clic
- Formularios de consentimiento, archivos de diseño y acuerdos firmados almacenados en S3 solo con URL firmadas de duración limitada — sin acceso directo a los objetos
- EarningsLedger por cita con conciliación por suma de verificación — el propietario puede demostrar cada dólar en cualquier momento
SaaS de salud / coaching de bienestar2.5x Mejora de la retención en la semana 4 frente a la referencia de Zoom + PDF
