Die Herausforderung
Cleopatra INK betrieb ihr Permanent-Make-up-Studio mit drei unverbundenen Werkzeugen: einer Kalender-App für Buchungen, einem separaten Kassensystem für Zahlungen im Studio und einer Google-Tabelle für Künstlerprovisionen. Der Abgleich zum Monatsende dauerte über 12 Stunden, die Inhaberin konnte nicht auf einen Blick erkennen, welche Künstlerin tatsächlich profitabel war, und Streit mit Künstlerinnen über „Wie viel bekomme ich für dieses Nachbessern?“ war eine ständige Reibungsquelle. Anzahlungen wurden zudem telefonisch von Hand eingezogen – No-Shows taten daher doppelt weh (einmal wegen des leeren Stuhls, einmal wegen des Streits um die Rückbuchung).
Die Aufgabe bestand darin, den gesamten Studiobetrieb in einer SaaS zu bündeln – öffentliche Buchung, sichere Anzahlungen, Zahlung im Studio, automatisierte Aufteilung der Künstlereinnahmen, Anhänge für Einwilligungsformulare und ein Inhaber-Dashboard mit Umsatz und Künstlerleistung –, speziell für den Ablauf im Permanent-Beauty-Bereich entwickelt (Anzahlung + Restbetrag, Designer- und Künstlerrollen, mehrstufige Behandlungen, Empfehlungen) statt als generisches Salon-CRM.
Unsere Lösung
Wir haben Cleopatra INK als eine einzige mandantenfähige SaaS in drei aufeinander abgestimmten Oberflächen gebaut: einer öffentlichen Buchungsseite, einer Betriebskonsole im Studio und einem Self-Service-Portal für Künstler – alles betrieben von einer Node.js- + Express-API, MongoDB Atlas und einer Stripe- + Stripe-Connect-Zahlungsschicht, die den gesamten Geldfluss verantwortet.
Die öffentliche Buchungsseite ist der Beginn des Funnels. Ein Kunde wählt eine Behandlung (Microblading, Lip Blush, Eyeliner, Entfernung, Nachbessern), wählt eine Künstlerin (mit Profil, Portfolio und Bewertungen), wählt einen Termin aus der Live-Verfügbarkeit, füllt die Einwilligungserklärung aus und zahlt eine Anzahlung über Stripe Checkout – alles in einem mobilfreundlichen Ablauf. Eine Bestätigungs-SMS geht über Twilio mit einer Magic-Link-URL zum Umbuchen hinaus, sodass die No-Show-Quote ohne Telefonat sinkt.
Die Betriebskonsole im Studio nutzen Empfang und Künstlerin tatsächlich während des Termins. Sie sehen den Tagesplan, die jedem Termin zugeordneten Einwilligungsformulare, den Anzahlungsstatus und eine Schaltfläche „Zahlung entgegennehmen“, die per Fingertipp einen Stripe Checkout für den Restbetrag öffnet. Sobald der Restbetrag bezahlt ist, führt das System die Provisionsaufteilung aus: Der Anteil des Studios geht an das Haupt-Stripe-Konto der Plattform; der Anteil der Künstlerin geht direkt an ihr verbundenes Stripe-Connect-Konto; Produkt-, Raum- oder Empfehlungsgebühren werden vor der Aufteilung abgezogen – alles gesteuert durch Provisionsregeln pro Behandlung und pro Künstlerin, die die Inhaberin einmal festlegt und dann vergessen kann.
Das Self-Service-Portal für Künstler sorgt dafür, dass Streit über Einnahmen verschwindet. Jede Künstlerin meldet sich in einem Portal an, das jeden von ihr durchgeführten Termin, den Bruttobetrag, jede Gebühr und Aufteilung sowie den ausgezahlten Nettobetrag zeigt – mit dem Datum, an dem Stripe ihn überwiesen hat. Es gibt keine Tabelle, keine E-Mail, keine Verhandlung zum Monatsende; die Rechnung ist das Hauptbuch.
Für die Inhaberin fasst ein Finanz-Dashboard den Umsatz nach Behandlung, Künstlerin, Standort und Zeitraum zusammen, mit Export per Klick. Ein Empfehlungsprogramm verfolgt Empfehlungen von Designern und Künstlern durchgängig, sodass ein Designer, der einen neuen Kunden bringt, automatisch vergütet wird. Einwilligungsformulare, Designdateien und unterzeichnete Vereinbarungen liegen in S3 mit zeitlich begrenzten signierten URLs – nie über direkten Objektzugriff erreichbar.
Darunter liegt: Stripe-Webhooks treffen idempotent in der Node.js-API ein; Anzahlungen, Restbeträge, Erstattungen und Stripe-Connect-Überweisungen werden mit einem Hauptbuch pro Termin abgeglichen, sodass die Inhaberin jederzeit jeden Dollar belegen kann.
- Öffentliche Mobile-first-Buchung – Behandlung + Künstlerin + Termin + Einwilligung + Stripe-Anzahlung in einem Ablauf
- Twilio-SMS-Bestätigung mit Magic-Link-URL zum Umbuchen – die No-Show-Quote sinkt ohne Telefonat
- Betriebskonsole im Studio mit Tagesplan, angehängten Einwilligungsformularen und „Zahlung entgegennehmen“ per Fingertipp
- Automatisierte Aufteilung der Künstlereinnahmen über Stripe Connect – Anteil des Studios, Anteil der Künstlerin, Raum-/Produkt-/Empfehlungsgebühren, alles in derselben Abbuchung, idempotent
- Provisionsregeln pro Behandlung und pro Künstlerin – einmal festlegen, vergessen; die Rechnung wird zum Hauptbuch
- Self-Service-Portal für Künstler – jeder Termin, Brutto, jede Gebühr, Netto, Auszahlungsdatum – Streit über Einnahmen hat keinen Platz mehr
- Empfehlungsprogramm für Designer + Künstler mit automatischer Vergütung des Empfehlenden, sobald ein empfohlener Kunde erstmals bucht
- Finanz-Dashboard für die Inhaberin mit Umsatz nach Behandlung, Künstlerin, Standort und Zeitraum sowie Export per Klick
- Einwilligungsformulare, Designdateien und unterzeichnete Vereinbarungen in S3 mit ausschließlich zeitlich begrenzten signierten URLs – kein direkter Objektzugriff
- EarningsLedger pro Termin mit Prüfsummenabgleich – die Inhaberin kann jederzeit jeden Dollar belegen
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